仕事のメールをAIで下書きするプロンプト|お詫び・催促・断りの3場面
書きにくい仕事のメール(お詫び・催促・断り)をAIで下書きする方法です。状況を箇条書きで渡すだけのプロンプトと、AIの文面で気をつけたい点、英語メールの頼み方もまとめました。
書きにくい仕事のメールは、AIに「相手」「伝えたいこと」「やわらげたいこと」を箇条書きで渡すと、そのまま直せる下書きが出てきます。文章を考えるのではなく、状況を3行で書くのが自分の仕事になります。
お詫びや催促、お断りのメールは、1通書くのに何度も消して書き直しがちです。この記事では、そういう「気をつかうメール」をAIで下書きするプロンプトを、場面ごとにまとめます。どれもAIに実際に書かせてみた返答の例つきです。
メールの下書きは「状況を3行」で頼む
AIに「お詫びメールを書いて」とだけ頼むと、誰にでも当てはまる長い文が出てきます。相手・伝えたいこと・気をつけたいことを渡すと、ぐっと使える形になります。
次の状況で、仕事のメールの下書きを書いてください。 # 状況 - 相手: - 伝えたいこと: - 気をつけたいこと: # 書き方 - 件名と本文 - 本文は200字くらい。決まり文句は1つまで - 言い訳に聞こえる文は入れない
「決まり文句は1つまで」を入れると、「平素より大変お世話になっております。この度は…」のような前置きが何行も続くのを防げます。
場面1: お詫びのメール
お詫びは「何が起きたか・どうするか・次はどう防ぐか」の順にすると、言い訳に見えません。
次の状況で、仕事のメールの下書きを書いてください。 # 状況 - 相手: 取引先の担当者(何度かやりとりがある) - 伝えたいこと: 昨日送った見積書の金額に誤りがあった。正しい見積書を添付して送り直す - 気をつけたいこと: 大げさにしすぎない。次から送る前にもう一人が確かめることにした # 書き方 - 件名と本文 - 本文は200字くらい。決まり文句は1つまで - 言い訳に聞こえる文は入れない
件名:【訂正】お見積書の送り直しのお願い 〇〇様 いつもお世話になっております。 昨日お送りしたお見積書の金額に誤りがありました。申し訳ございません。 正しいお見積書を添付いたしますので、こちらに差し替えていただけますでしょうか。 今後は、送付前に別の担当者が金額を確認する手順にいたします。 お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
場面2: 催促のメール
催促は、責める言い方を避けて「確認」の形にし、いつまでに何が必要かをはっきり書くのがコツです。
次の状況で、仕事のメールの下書きを書いてください。 # 状況 - 相手: 社内の別部署の先輩 - 伝えたいこと: 先週お願いした資料がまだ届いていない。木曜の会議で使うので水曜の17時までに欲しい - 気をつけたいこと: 責めている感じにしない。忙しいのは分かっている # 書き方 - 件名と本文 - 本文は150字くらい。社内向けなので短く
件名:先日の資料の件(水曜17時までにいただけると助かります) 〇〇さん お疲れさまです。先週お願いした資料の件でご連絡しました。 木曜の会議で使いたいため、水曜の17時までにいただけると助かります。 お忙しいところすみません。難しそうであれば、途中のものでも大丈夫です。
「途中のものでも大丈夫です」は、こちらから入れていない一文です。相手が動きやすくなる逃げ道をAIが足してくれることがあるので、残すかどうかは自分で決めます。
場面3: 断りのメール
断りは「お礼 → 断る理由を短く → 代わりにできること」の順にすると角が立ちにくくなります。
次の状況で、仕事のメールの下書きを書いてください。 # 状況 - 相手: 取引先の担当者 - 伝えたいこと: 来週の打ち合わせの依頼を受けたが、その週は都合がつかない - 気をつけたいこと: 関係は続けたい。再来週なら火曜と木曜の午後が空いている # 書き方 - 件名と本文 - 本文は180字くらい。決まり文句は1つまで
件名:お打ち合わせ日程のご相談 〇〇様 いつもお世話になっております。お打ち合わせのご依頼をありがとうございます。 あいにく来週は予定が埋まっており、お時間をつくることができません。 再来週でしたら、火曜または木曜の午後にうかがえます。 ご都合のよい日時を教えていただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
AIのメールで気をつけたい3つのこと
AIの下書きは便利ですが、送る前に「事実」「温度感」「伏せた情報」の3つは自分で見ます。
| 見るところ | 起きやすいこと | 直し方 |
|---|---|---|
| 事実 | 渡していない約束や理由が足される | 足された文は消すか、本当にできることか確かめる |
| 温度感 | 社内向けなのに硬すぎる、お詫びが重すぎる | 「もう少しくだけて」「お詫びは1回だけ」と頼み直す |
| 伏せた情報 | 「A社」「〇〇円」のまま送ってしまう | 送る前に〇〇が残っていないか検索する |
取引先名や金額などをAIに入れてよいかは勤務先のルールしだいです。迷うときは伏せた形で下書きを作り、送る直前に書きかえます。
AIに頼む前に「何を伝えたいか」を3行で言えるようになると、AIなしで書くときも速くなります。伝え方そのものを学びたい人向けには、こういう検定もあります(公式の紹介内容です)。
英語のメールも同じ頼み方でいける
英語のメールも、状況を日本語の箇条書きで渡して「英語で書いて」と頼めば下書きになります。最後に「日本語訳もつけて」と足すと、内容が合っているか自分で確かめられます。
次の状況で、英語のビジネスメールを書いてください。最後に日本語訳もつけてください。 # 状況 - 相手: 海外の取引先(初めてメールする) - 伝えたいこと: 来月の出荷予定日を確認したい - 気をつけたいこと: 丁寧に、でも短く
AIの英語は自然なことが多いですが、大事なメールは人に見てもらうと安心です。AIと講師の両方から英文を添削してもらえるサービスもあります(公式の紹介内容です)。
まとめ: 書きにくいメールほどAIに先に書かせる
お詫び・催促・断りのような気をつかうメールほど、AIに状況を3行で渡して下書きを作らせると時間が短くなります。下書きを見てから「事実・温度感・伏せた情報」の3つを直せば、自分の言葉のメールになります。次に手が止まったメールで、上のプロンプトを試してみてください。
よくある質問
AIが書いたメールだと相手に分かりますか?
丁寧すぎる言い回しや、決まり文句が多いと「AIっぽい」と感じられることがあります。プロンプトに「社内向けなので短く」「決まり文句は1つまで」と書くと自然になりやすいです。最後に自分の言葉で1文足すのもおすすめです。
取引先の名前や金額をAIに入れてもいいですか?
勤務先のルールしだいです。迷うときは「A社」「〇〇円」のように伏せた形で下書きを作り、送る前に自分で書きかえると安心です。
どのAIを使えばいいですか?
メールの下書きは、ChatGPTやClaude、Geminiなど一般的なAIならどれでも作れます。会社で使えるAIが決まっている場合はそれを使ってください。
敬語が正しいか不安です。
下書きのあとに「この文面で、敬語の間違いや失礼に聞こえる表現があれば指摘して」と頼むと、気になる箇所を挙げてくれます。最終的な判断は自分でします。