会議の議事録をAIで作る手順|そのまま使えるプロンプトと、録音から清書までの流れ
会議のメモや文字起こしをAIに渡して、決定事項・宿題・期限が一目で分かる議事録にする手順です。コピペで使えるプロンプト3つと、AIに渡す前の注意点をまとめました。
議事録はAIに「決定事項・宿題(担当・期限)・保留」の3つに分けて書かせると、5分ほどで配れる形になります。コツは、分からないところを推測させないことと、最後に自分で決定事項と期限だけ確かめることです。
会議が終わってから議事録を清書していると、それだけで30分かかることがあります。わたしも、メモを見返しながら「これ決まったんだっけ?」と迷う時間がいちばん長いと感じていました。この記事では、メモや文字起こしをAIに渡して議事録にする手順を、そのまま使えるプロンプトと一緒にまとめます。
AIで議事録を作る流れは3ステップ
流れは「材料を集める → AIに整理させる → 人が3点だけ確かめる」の3つです。AIに任せるのは真ん中だけにすると、間違いが混ざりにくくなります。
| ステップ | やること | かかる時間の目安 |
|---|---|---|
| 1. 材料を集める | 会議中の箇条書きメモ、またはオンライン会議の文字起こしを用意する | 会議中に済ませる |
| 2. AIに整理させる | 下のプロンプトに材料を貼って、決定・宿題・保留に分けさせる | 1〜2分 |
| 3. 人が確かめる | 決定事項・担当者・期限の3つだけ、メモと照らし合わせる | 3分ほど |
会社の会議の内容をAIに入れてよいかは、勤務先のルールしだいです。社内で許可されているAI(会社契約のもの)を使い、個人のアカウントには貼らないようにします。
そのまま使える議事録プロンプト
いちばんよく使うのがこの形です。「推測しない」「不明と書く」を入れておくのが大事なところです。
あなたは会議の書記です。下のメモから議事録を作ってください。 # 書き方 - 見出しは「決定事項」「宿題(担当・期限)」「保留・次回に持ち越し」「共有事項」の4つ - 宿題は「何を/誰が/いつまでに」を1行で書く - メモに書かれていないことは推測しない。担当や期限が分からないものは「不明」と書く - 1項目は1文で短く # メモ (ここに会議メモか文字起こしを貼る)
試しに、次のような走り書きのメモを渡してみました。
10/20 定例 ・展示会のチラシ、デザイン案B寄りで。色だけもう一回 ・印刷の見積もり 田中さん 2社分 金曜まで ・ノベルティどうするか → 予算見てから ・来週から受付の当番表変わる(総務から連絡) ・Webの更新、佐藤さん? いつまでか聞きそびれた
AIの返答はこうなりました(読みやすく少し整えています)。
■決定事項 ・展示会のチラシはデザイン案Bをもとに進める。色のみ再検討する ■宿題(担当・期限) ・印刷の見積もりを2社分取る/田中さん/金曜まで ・チラシの色の再検討/不明/不明 ・Webの更新/佐藤さん(要確認)/不明 ■保留・次回に持ち越し ・ノベルティの有無(予算を確認してから決める) ■共有事項 ・来週から受付の当番表が変わる(総務から連絡あり)
「いつまでか聞きそびれた」部分が、勝手に日付を作られずに「不明」になっているのが分かります。この「不明」の行が、そのまま会議後に確かめることリストになります。
目的別の議事録プロンプト
同じメモでも、誰に配るかで欲しい形が変わります。よく使う2つを置いておきます。
上司に3行で報告したいとき
下の議事録を、会議に出ていない上司向けに3行で要約してください。 1行目: いちばん大事な決定 2行目: 期限が近い宿題 3行目: 上司に判断してほしいこと(無ければ「なし」) (ここに議事録を貼る)
宿題だけをチャットに流したいとき
下の議事録から宿題だけを抜き出して、チャットに貼れる形にしてください。 - 担当者ごとにまとめる - 期限が早い順に並べる - 期限が「不明」のものは最後に「期限未定」としてまとめる (ここに議事録を貼る)
一度うまくいったプロンプトは、メモ帳や単語登録に入れておくと毎回コピペで済みます。たとえば「ぎじろく」と打つと最初のプロンプトが出るように登録しておく、といった形です。
AIの議事録で間違えやすい3つのところ
AIの議事録で間違いが出やすいのは「決定かどうか」「担当者」「数字と日付」の3つです。ここだけは配る前に見ます。
| 間違えやすいところ | 起きやすいこと | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 決定かどうか | 「〜でいいかもね」という意見が「決定」に入る | プロンプトに「はっきり決まったものだけ決定事項に入れる」と書く |
| 担当者 | 話していた人がそのまま担当にされる | 担当が言葉で決まっていないものは「不明」にさせる |
| 数字と日付 | 「来週の頭」が具体的な日付に置きかわる | 日付はメモの書き方のまま残させる |
文字起こしまで自動にしたいときの選択肢
メモを取る手間そのものを減らしたいときは、録音と文字起こしをしてくれる道具を使う方法があります。オンライン会議なら会議ツールの文字起こし機能、対面の会議なら録音機器を使う形が一般的です。
録音した文字起こしは長くなるので、そのままAIに渡すより「前半・後半に分けて要点を出す → 最後に1つにまとめる」の順にすると、抜けが少なくなります。録音するときは、参加者に一言断ってからにしましょう。
AIで要約まで行える録音機器には、次のようなものがあります。わたしは使っていないので、公式の紹介内容だけ載せます。
まとめ: まずは次の会議のメモを1回渡してみる
議事録をAIで作るときは、決定・宿題・保留に分けさせ、分からないところは「不明」と書かせるのがいちばんのコツです。最後に決定事項・担当者・期限の3つだけ自分で確かめれば、清書の時間はぐっと短くなります。次の会議のメモで、上のプロンプトを1回だけ試してみてください。
よくある質問
議事録をAIに作らせても大丈夫ですか?
社外秘の内容を含む場合は、勤務先が許可しているAIだけを使ってください。個人のアカウントに会議の中身を貼るのは避けます。許可があれば、メモや文字起こしを渡して要点をまとめさせる使い方は便利です。
文字起こしが無く、手書きのメモしかありません。
箇条書きのメモでも使えます。誰が言ったか分からない部分は、AIに推測させず「不明」と書くようにプロンプトで指示すると、事実と違う議事録になりにくくなります。
AIがまとめた議事録はそのまま配っていいですか?
配る前に、決定事項・担当者・期限の3つだけは自分の目で確かめます。AIは発言の言い回しから決定を読み違えることがあるためです。
長い会議の文字起こしが一度に入りません。
前半と後半に分けて、それぞれ要点を出させてから「この2つをまとめて1つの議事録にして」と頼むと収まります。